Verenigingen draaien op hun leden, donateurs/sponsors en hun vrijwilligers. Om deze belanghebbenden goed te kunnen bedienen is een goed relatiebeheersysteem nodig. Cayentis levert Microsoft Dynamics CRM met daar bovenop een module specifiek voor verenigingen.
Stichtingen hebben geen commerciële doelstelling maar wel degelijk een groot relatienetwerk. Het inzetten van een CRM systeem is dan ook noodzakelijk om deze relaties goed te kunnen registreren en bedienen. Op basis van Microsoft Dynamics CRM heeft Cayentis een oplossing gemaakt voor stichtingen.
Binnen CRM Leden zijn o.a de volgende functies beschikbaar:
Ledenbeheer
In CRM Leden kunt u op een makkelijke en flexibele manier abonnementen en lidmaatschappen vastleggen. Een abonnement of lidmaatschap kan gekoppeld worden aan diverse prijslijsten zodat het mogelijk is verschillende tarieven te hanteren. Ook is het mogelijk verschillende facturatie frequenties te definiëren, bijvoorbeeld jaarlijks of ieder kwartaal. Nadat de structuur is vastgelegd kunnen heel eenvoudig personen gekoppeld worden aan een of meer abonnementen.
Per lid of abonnee is onmiddellijk zichtbaar welke lidmaatschappen geregistreerd staan en wat de geschiedenis van het betreffende lid is. Ook is het mogelijk een relatie te leggen met een ander lid, dit kan gebruikt worden als het abonnement door iemand anders betaald wordt.
Evenementenbeheer en fondsenwerving
Naast het vastleggen van de leden of abonnees is het kenmerk van veel organisaties dat ze ook activiteiten organiseren voor hun leden. Dit kan uiteenlopen van cursussen tot het werven van nieuwe leden en donateurs. CRM Leden beschikt over een krachtige campagne functionaliteit waarmee u heel gericht en gestructureerd de organisatie hiervan ter hand kan nemen.
U kunt al uw leden benaderen maar ook (middels een marktlijst) een selectie maken van alle personen in bijvoorbeeld Amsterdam. Vervolgens maakt u een campagne aan ten behoeve van een bepaalde activiteit. Daarbij kan onderscheid gemaakt worden tussen interne activiteiten (taken van medewerkers) en externe communicatie (benaderen van leden of abonnees). Voor iedere activiteit kunt u een medium selecteren, een begin- en einddatum vastleggen alsmede de gebudgetteerde kosten.
Donateursbeheer
In CRM Leden kunt u heel eenvoudig donaties registreren. Dit kan voor zowel particulieren als bedrijven, waarbij zowel het bedrag als de bestemming kan worden geregistreerd. Bovendien kan een donatie worden gekoppeld aan een campagne die vanuit de Fondsenwervingsmodule in CRM Leden is uitgevoerd.
Gegevens van donateurs kunnen met een druk op de knop worden geëxporteerd naar Microsoft Excel. In Excel kunnen vervolgens analyses gemaakt worden van de hoogte van donaties, de bestemming van donaties en kunt u relaties leggen op basis van kenmerken van de donateurs.
Facturatie en betalingen
CRM Leden ondersteunt het complete betalingsproces voor lidmaatschappen, abonnementen en contributies. Op basis van de bijbehorende facturatieperiode worden in CRM facturen gegenereerd of wordt een incassobestand aangemaakt. Een incassobestand kan vanuit CRM worden verzonden naar de bank. Een bestand met facturen kan gebruikt worden om zelf acceptgiro’s te printen of vanuit CRM te verzenden naar een drukker.
Betalingen kunnen worden geïmporteerd (CLIEOP formaat) en op basis van het kenmerk worden deze automatisch gekoppeld aan de openstaande factuur. Ook de mogelijkheid om betaling handmatig te registeren wordt ondersteund. Op basis van vervaldatum kan CRM automatisch herinneringen genereren. Bij het genereren van facturen maakt CRM onderscheid tussen de abonnee en de betaler. De betaler krijgt de factuur en de herinnering.
Cursussen en bijeenkomsten
De cursus module van Cayentis geeft u de mogelijkheid cursussen en bijeenkomsten goed vast te leggen, maar ook om het proces eromheen goed te beheren. Op basis van de inschrijvingen genereren we automatisch de bevestiging richting uw relaties en kunnen we kort voor aanvang nog een herinnering sturen. Bij de cursus of bijeenkomst kunnen de benodigde materialen (denk hierbij aan beamers, overheadprojectoren, cursusmateriaal, etc.) worden vastgelegd zodat deze aanwezig zijn bij de start van de cursus of bijeenkomst.
Indien u werkt met externe sprekers of docenten dan kunt u deze ook vastleggen in het systeem en worden ook zij automatisch op de hoogte gehouden vanuit CRM.
Ga verder naar Ledenbeheer.